Stakeholder difficili: 3 trucchi per gestirli

 In Collaboration, Project Management

Quando gestisci un progetto ti confronti con molte persone: membri del team, fornitori e sponsor. Chi ti ha commissionato il lavoro o ha degli interessi nel suo completamento spesso si inserisce nelle tue attività. In questo articolo scoprirai 3 trucchi per gestire stakeholder difficili!

 

Una premessa: gli obiettivi comuni

Tu e i tuoi stakeholder volete completare il progetto. Nessun dubbio su questo! Cosa significa in pratica? Che qualsiasi resistenza o divergenza di opinione non è legata a obiettivi opposti. Ci sono molti motivi per cui uno sponsor può non essere d’accordo con te sul lavoro svolto o su che azioni fare. Però puoi essere certo che non cerca di ostacolarti per far fallire il progetto!

Può essere difficile restare lucidi quando ti sembra che lo scontro stia scivolando sul piano personale. Ma ricorda che tu e gli stakeholder condividete lo stesso obiettivo finale. E ricorda anche che non puoi chiudere le comunicazioni, devi sforzarti di collaborare con loro nel modo giusto.

Ed eccoci arrivati ai 3 trucchi per riuscirci!

 

1. Identificarli e monitorarli

Chi sono gli stakeholder del tuo progetto? Immagina di lavorare alla creazione di un prodotto come un software. I clienti sono gli stakeholder primari, coloro che beneficeranno del deliverable una volta completato; l’azienda per cui lavori è uno stakeholder secondario perché il progetto influenza i suoi guadagni. E figure come il direttore del reparto Sviluppo o del reparto Vendite sono stakeholder chiave perché hanno sia un’influenza diretta sullo svolgimento del lavoro sia interessi nel suo completamento.

Non hai abbastanza tempo per dedicare a tutti gli sponsor la stessa attenzione. Perciò devi definire le tue priorità! Identifica chi ha il maggior potere e un alto interesse nel progetto: questo stakeholder è il tipo da gestire con più attenzione e cura. Se il suo interesse è alto ma non ha una particolare influenza, puoi semplicemente tenerlo informato sullo svolgimento del lavoro.

Alcuni stakeholder hanno una notevole influenza ma un interesse relativamente basso. Se riesci a mantenerli soddisfatti, sei a posto! E chi ha sia poco interesse che poco potere su un progetto va semplicemente monitorato con il minimo sforzo.

Una nota: per identificare correttamente l’importanza di uno stakeholder chiediti quali sono le sue motivazioni. Cosa lo spinge a interessarsi al progetto? Perché vuole partecipare?

 

2. Incontrarli uno alla volta

Le diverse aspettative e richieste vengono da diversi interessi nello stesso progetto. C’è un’involontaria competizione tra uno stakeholder e l’altro, dovuta al fatto che ognuno ha motivazioni e risultati specifici che riguardano il completamento del lavoro. Anche le loro priorità sono diverse, così come le agende. Ecco perché i meeting in cui sono tutti presenti spesso sono molto tesi!

Incontra gli sponsor uno alla volta in modo da creare un’atmosfera rilassata. Chiedi a ognuno di loro quali sono le sue aspettative e le sue sensazioni sull’andamento del progetto. Hai bisogno di generare uno scambio di opinioni positivo e aperto. Perciò fa molte domande e mantieni la conversazione su un binario costruttivo!

 

3. Ascoltarli

Gli stakeholder difficili tendono a creare un’atmosfera pesante in cui regnano pressione e negatività. Questo ti fa venire voglia di chiudere le comunicazioni, vero? Non hai torto. Ma prova a metterti nei loro panni per capire cosa li agita così tanto. Perché sono così frustrati? C’è qualcosa che li preoccupa in questo progetto?

Le persone vogliono essere capite. Mostra ai tuoi sponsor che ti sforzi di guardare le cose dal loro punto di vista. E non smettere di comunicare! Continua a condividere e chiedere per trovare un terreno comune su cui lo scambio di idee sia positivo. Nella maggior parte dei casi, i problemi si risolvono semplicemente mostrando agli stakeholder che hai capito le loro preoccupazioni e che ne farai tesoro durante il lavoro sul progetto.

 

Gestire stakeholder difficili non è un compito semplice. Ma con questi 3 trucchi e un po’ di buona volontà otterrai ottimi risultati!

Al prossimo articolo!

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